白皮書: 如何有效地應用一套管理系統?

本白皮書概述了成功實施一套管理系統的關鍵步驟。 馬上下載。

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如何有效地應用管理系統?

許多企業未能成功地應用一套系統，原因並非系統功能貧乏，而是恰恰相反。 現時許多系統都具備功能豐富的特點，選擇一套功能強大的系統固然重要，然而，有些系統可能功能過多使其難以學習和使用起來過於複雜。

世界上並沒有所謂最好的系統，只有一套最適合你需求的系統。 關鍵在於選擇一套系統既具備實用、有效的功能，同時也容易學習和使用。 實在沒有必要將金錢和時間花費在一套具有大量多餘功能，但你不明白、甚至不會使用的系統。

1. 制定目標和成功標準

無論你選擇實施哪一套系統或軟件，第一步是要確定使用軟件的目的和成功應用的定義。 你應該有一個明確的概念需要系統為你實現什麼，如：提高生產力、提高效率、降低營運成本、加快供應鏈...

要達到目標，最重要的是要明確制定需要解決的問題和衡量成功的標準，譬如：

• 將特定的業務流程系統化；
• 減少過量購買物料 — 減多少?
• 縮短訂單交貨時間 — 多久?

記住你的目標必須清晰、明確，並集中精力朝著實現目標努力。

2. 制定目標的優先次序

公司往往有太多的問題需要解決，太多的地方需要改善，因此，必須劃分問題和目標的優先次序，循序漸進以減少資訊超載和用戶抗拒。

一旦達到某個特定目標的70-80％，可以轉往實現下一個目標。 切記沒有一套系統是完美的，不要在剩餘的20％反復琢磨，這可能會耗費你80％的精力和時間，使你陷入困境。

3. 瞭解現有的業務流程和確定改進辦法

一份詳細的計劃去瞭解現有的業務流程至關重要。 與適當的員工交談以找出涉及的數據元素，數據如何收集，使用的管理報告類型等等。 與此同時，確定如何改善業務流程。 實施新系統將會是一個難得的時機助你同時改進業務流程。

4. 避免修改與定制

修改和定制不僅需要花費金錢和時間，也可能沒完沒了。 一旦選擇了一套合適的系統，應該沒有必要進行修改。 如果系統不能滿足你的期望，嘗試找出：

• 修改或定制是否必須?
• 修改能帶來什麼效益?
• 是否已經正確地使用系統?

當系統不能達到你的需求時，不要理所當然地認為定制是必須的。 有可能系統可以做到你需要的，只是你根本不知道該如何應用。 在對系統有了更深入的瞭解後，你可能有不同的想法。 該系統實際上可能有助於施行更好的業務流程。 你可與軟件供應商和顧問商談以得到最佳的建議。

5. 成立一條執行小組

推行系統時常見的一個錯誤是管理層認為IT人員除了熟悉軟件和/或硬件外，且熟知業務流程，因此將整項執行工作交給一名IT人員。 這並非不可能，然而，許多時候，該IT人員對實際的業務流程並不瞭解，很難將系統有效地應用於日常運作中。

正確的做法是在各部門中挑選一個最佳的人選組成一條執行小組。 此人選必須熟識其部門的運作流程並持開放的態度。 他們通常得到同事間的信任且態度正確。 執行小組會彙報給督導委員會，該會由管理人員組成，負責監管項目成功，並確保移除所有的絆腳石。

6. 獲得高級管理層的支持

高級管理層的支持和參與對系統的推行是相當重要的。 確保高層管理人員需要對激勵員工、提供必要資源、作高層次的決策、確定項目按計劃進行等各方面負責。 如果沒有高層管理人員的支持，推行系統會更常遇到用戶的阻力。

7. 員工參與

讓所有的用戶參與系統實施是成功的關鍵，因為他們才是最終使用系統的人。 通過讓員工參與，減少人類與生俱來對改變的抵制。 此外，良好的溝通會幫助員工瞭解此變化為整個企業帶來的價值。

8. 提供充足的用戶培訓

缺乏訓練的員工很難將系統的作用和好處完全發揮。 在實行新的系統之前，確定需要培訓的人員名單，研製培訓教材和設立培訓員工的制度。 員工接觸得新系統越多，會對其越熟悉，並會對使用系統越有信心。 此外，不可缺少的是一個明確的支援方案，以協助用戶適應新的系統。

9. 監控系統表現

系統的應用並不在上線後結束，而是一個持續的過程。 確保你瞭解系統的表現如何，業務流程是否仍然順暢。 該問的問題：

• 系統對公司的運作有何影響？
• 員工是否有效地使用系統？
• 系統是否使企業更有效率？

初步實施後，大多數的用戶問題都源於對系統缺乏瞭解，而非關於軟件本身。 因此，需要一個好的用戶支援方案解決這些問題。 此外，也應該持續地提供用戶再培訓。

進行實施後審核以確定系統提供的業務價值。 這將有助於查明哪些地方表現不佳、哪些員工培訓不足，和找出可以進行持續改善的良機。

結論

要由系統應用中得到最大的效益，不僅需要對軟件有透徹的瞭解，而且要得到高級管理層的承諾和支持、用戶的參與、適當的執行計劃、以及持續的支援過程。 如果你沒有系統實施的專業知識，便要尋求援助，有經驗的實施顧問能夠協助你有效地運用系統。